Verhoog je persoonlijke effectiviteit
Met enige regelmaat deel ik een aantal tips om je persoonlijke effectiviteit te verhogen. Deze keer: feedback ontvangen
Als leidinggeven ontkom je er niet aan: feedback geven aan je medewerkers, collega’s of zelfs je leidinggevende. Maar waarom vinden de meeste van ons dat zo moeilijk en hoe kun je dit op de meest effectieve manier doen?
Feedback geven is eigenlijk niets anders dan zeggen wat we vinden van wat iemand doet of laat en de eventuele gevolgen hiervan. Dit kan iets positiefs zijn (compliment) of iets negatiefs (kritiek). Goed feedback geven zal ertoe leiden dat de ander inzicht krijgt in zijn functioneren of ontwikkeling en dat hij zijn gedrag indien nodig aanpast. Bovendien geef je iemand hiermee constructieve aandacht en zegt het wat over jou als leidinggevende, nl. hoe jij de ander ervaart. Slechte feedback leidt tot ineffectief gedrag: iemand voelt zich aangevallen of “afgezeken”.
Stappen bij feedback geven
- Beschrijf zo exact mogelijk het gedrag dat de ander laat zien, doe dit zonder te interpreteren. Bijvoorbeeld: “ik zie dat je de hele tijd op en neer loopt” en niet: “jij bent niet efficiënt bezig”. De eerste is een feitelijke observatie, de tweede leidt mogelijk tot een weerstandsreactie.
- Beschrijf het feitelijke gevolg van het gedrag: “als je zo vaak op en neer loopt, verlies je behoorlijk veel tijd”.
- Beschrijf je gevoel: “ik vind het vervelend dat je hierdoor in tijdnood komt”.
- Benoem één of het liefst meerder alternatieven voor de ander zijn gedrag: “ik zou je een aantal tips kunnen geven waardoor je minder tijd verliest of je zou een kunnen kijken hoe je collega het aanpakt”.
De eerste twee stappen doe je altijd, stap 3 en 4 zij optioneel.
Do’s
- Wees zo gedetailleerd mogelijk bij het benoemen van gedrag en de gevolgen hiervan.
- Hou de feedback dicht bij jezelf, praat vanuit de ik-vorm.
- Beschrijf het gedrag, niet de persoon.
- Geef ruimte voor reactie.
- Geef meerdere alternatieven maar voorkom geven van bindend advies; dit kan alsnog weerstand oproepen.
- Voorkom oordelen bij het geven van feedback, dus niet: “je hebt je werk niet af, je hebt er met de pet naar gegooid”.
Don’ts
- Te lief zijn: vaak vinden we het moeilijk om iemand “kritiek” te geven en verpakken het dan maar in veel woorden waardoor de boodschap wollig en onduidelijk wordt. Wat ook vaak voorkomt is dat we veel complimenten geven om die vervolgens ons punt te maken met een allesvernietigend “maar…”. Ik heb ooit geleerd: There is nothing before the “but”…
- Verkeerde timing: te laat of te vroeg feedback geven, beide zijn niet effectief. Bij te vroeg feedback voelt iemand niet de ruimte om fouten te mogen maken die hij zelf nog zou kunnen herstellen; bij te laat voelt het algauw meer verwijtend dan opbouwend.
- Toch oordelen: ondanks je voornemen dit niet te doen, kan je toon, timing, etc. toch oordelend over komen. Let dus goed op je non-verbale communicatie!
